Aviso de Votação
Prezados(as) Membros da RTRS,
O surto da pandemia do novo coronavírus continua forçando as organizações de todo o mundo a operar em um contexto de interação física reduzida entre seus membros.
Diante dessa situação, em 19 de junho de 2020 o Conselho Federal da Suíça publicou a Portaria no 3 sobre Medidas de Combate ao Coronavírus (“Portaria”), que autoriza a RTRS a tomar as medidas necessárias para garantir que os Membros Participantes da RTRS possam exercer seus direitos e, ao mesmo tempo, cumprir as exigências de higiene e distanciamento social impostas pelas Autoridades Sanitárias Federais suíças. De acordo com a Portaria, a RTRS – uma associação suíça – está autorizada a tomar as devidas providências para que os Membros Participantes da RTRS exerçam seus direitos de voto por escrito (Artigo 27). À luz das atuais circunstâncias e da ameaça que a pandemia do coronavírus continua a representar para a saúde de todos, a Portaria foi prorrogada e permanece em pleno vigor e efeito (Artigo 29, Seção 4).
A fim de continuar o desenvolvimento constante da RTRS, alcançar seus objetivos e superar os atuais desafios, o Comitê Executivo da RTRS, em reunião do Comitê Executivo realizada em 6 de outubro de 2021, decidiu submeter à consideração dos Membros Participantes da RTRS a aprovação das resoluções descritas na Seção A, abaixo, por meio de resolução escrita de acordo com o procedimento de votação definido no Artigo 18 dos Estatutos da RTRS; o procedimento é detalhado na Seção B abaixo.
O objetivo deste Aviso de Votação é proporcionar aos Membros Participantes da RTRS as informações, instruções e documentos necessários para o exercício de seus direitos de voto em relação às resoluções propostas.
Lembramos que os Membros Observadores não participam deste procedimento de votação, pois não têm direito a voto. Somente os Membros Participantes têm direito a voto por meio da Cédula de Votação (Voting Ballot Sheet) (i) anexa a este documento, ou (ii) distribuída pelo DocuSign em nome da RTRS em um e-mail separado.
Os resultados da votação serão anunciados aos Membros da RTRS na reunião virtual marcada para o dia 7 de dezembro de 2021. Após a reunião virtual, os resultados também serão comunicados por e-mail e publicados no site da RTRS.
Ficamos à disposição para quaisquer esclarecimentos em relação a este Aviso de Votação.
Atenciosamente,
A. Resoluções Enviadas para a Consideração dos Membros Participantes da RTRS.
1. Aprovação do Padrão RTRS de Produção de Soja Responsável e seu documento técnico auxiliar.
1.1. Introdução
Como parte de seu compromisso com a melhoria contínua, em meados de 2020 a RTRS iniciou um processo de revisão do Padrão RTRS de Produção de Soja Responsável V3.1 para garantir a conformidade com os Códigos de Boas Práticas da ISEAL, que promovem o desenvolvimento de padrões de sustentabilidade transparentes e multissetoriais.
Como parte do processo de revisão, foram realizadas duas consultas públicas que receberam mais de 200 comentários e observações, posteriormente revisados por um grupo de trabalho ad hoc.
Entre setembro de 2020 e junho de 2021, o grupo de trabalho ad hoc participou de 12 reuniões virtuais lideradas pela BSD Consulting, uma empresa de consultoria internacional sediada na Suíça, contando com o apoio do Secretariado da RTRS ao longo de todo o processo.
Como resultado desse processo, a RTRS desenvolveu a nova versão do Padrão de Produção de Soja Responsável V4.0, incluída aqui para a apreciação dos Membros Participantes. As principais alterações são: (i) novos indicadores, a fim de incluir os critérios da FEFAC; (ii) a adaptação de indicadores e novas definições de acordo com as orientações da AFi; (iii) novas definições para harmonizar as terminologias ao longo do documento; e (iv) uma revisão integral da redação para deixá-la com uma linguagem inclusiva de gênero.
1.2 Documentos
Por favor, consulte no Anexo A.1 os seguintes documentos anexados que ora propomos para aprovação:
• Annex A.1a – RTRS Standard for Responsible Soy Production V4.0
• Annex A.1b – Progressive Entry Level for the RTRS Standard for Responsible Soy Production V4.0
1.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
2. Aprovação do Padrão RTRS de Produção de Milho Responsável e seus documentos técnicos auxiliares.
2.1. Introdução
Visto que o milho é uma cultura tipicamente usada nas rotações com a soja na maioria dos países onde a RTRS está presente, o Padrão RTRS de Produção de Milho Responsável parece ser um bom complemento para o Padrão de Produção de Soja já existente.
Ante o exposto, a RTRS decidiu apoiar práticas sustentáveis nas propriedades rurais, incluindo neste novo padrão possíveis riscos de gestão, sociais e ambientais relacionados à produção de milho.
O objetivo é que o Padrão RTRS de Produção de Milho Responsável seja aplicável a todos os produtores de soja certificados pela RTRS e dispostos a incluir o milho produzido em suas fazendas certificadas nesse novo sistema.
Após um minucioso processo de desenvolvimento que incluiu a formação de um grupo de trabalho e a realização de consultas públicas, os membros do Comitê Executivo da RTRS, em reunião realizada em 12 de fevereiro de 2020, aprovaram o Padrão RTRS de Produção de Milho Responsável e seus documentos técnicos auxiliares, que ora são apresentados para a apreciação dos Membros Participantes.
Os documentos definidos para aprovação de acordo com esta resolução incluem alguns que contêm alterações não apenas para adaptá-los ao Padrão RTRS de Produção de Milho Responsável e seus documentos técnicos auxiliares, mas também em decorrência dos requisitos da ISEAL explicados abaixo. Caso a Resolução A.3 seja rejeitada, a aprovação desta Resolução A.2 implicará a aprovação da delegação ao Comitê Executivo do poder para alterar qualquer um dos documentos técnicos comuns a fim de retirar referências e disposições relativas à resolução rejeitada.
2.2 Documentos
Por favor, consulte no Anexo A.2 os seguintes documentos anexados que ora propomos para aprovação:
• Annex A.2a – RTRS Standard for Responsible Corn Production V1.0
• Annex A.2b – RTRS Chain of Custody Standard V2.3
• Annex A.2c – Progressive Entry Level for RTRS Standard for Responsible Corn Production V1.0
• Annex A.2d – RTRS Chain of Custody Accreditation and Certification Procedure for Certification Bodies V3.3
• Annex A.2e – RTRS Use of the Logo & Claims Policy V4.2
• Annex A.2f – RTRS Country Material Balance Standard for Chain of Custody Version 1.1
• Annex A.2g – RTRS Accreditation and Certification Procedure for responsible soy production V4.3
• Annex A.2h – RTRS Group and Multi-site Certification Procedure for CBs V3.2
• Annex A.2i – RTRS Group and Multi-site Certification Standard V3.2
2.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
3. Aprovação de documentos RTRS relacionados à ISEAL.
3.1. Introdução
A ISEAL é uma organização global de membros que defende – a partir de uma perspectiva colaborativa, porém ambiciosa – o desenvolvimento e adoção de sistemas de sustentabilidade confiáveis, eficazes e transparentes para o benefício das pessoas e do meio ambiente.
A RTRS tornou-se Membro da Comunidade ISEAL (ISEAL Community Member) em dezembro de 2020. Não obstante o acima exposto, a fim de manter sua associação à ISEAL, a RTRS deve atender aos requisitos definidos nos vários Códigos da ISEAL (isto é, ISEAL Standard-setting Code, ISEAL Assurance Code e ISEAL Impacts Code – em português, respectivamente, o Código de Definição de Padrões da ISEAL, o Código de Garantia da ISEAL e o Código de Impactos da ISEAL); para tal, a RTRS trabalhou para desenvolver novos procedimentos e adequar alguns documentos atualmente em vigor.
Os documentos aqui apresentados para consideração dos Membros Participantes foram atualizados para, dentre outras mudanças, refletir um sistema de monitoramento e avaliação que proporcionará uma compreensão clara dos impactos da certificação de soja RTRS.
Os documentos que devem ser aprovados nos termos desta resolução incluem alguns que contêm alterações não apenas para adaptá-los aos requisitos da ISEAL, mas também que resultam da aprovação dos documentos propostos para consideração nas resoluções A.1 e A.2. Caso alguma das resoluções seja rejeitada, a aprovação desta Resolução A.3 implicará a aprovação da delegação ao Comitê Executivo do poder para alterar qualquer um dos documentos técnicos comuns a fim de retirar referências e disposições relativas às resoluções rejeitadas.
3.2 Documentos
Por favor, consulte no Anexo A.3 os seguintes documentos anexados que ora propomos para aprovação:
• Annex A.3a – RTRS Grievances Procedure V1.0
• Annex A.3b – RTRS Monitoring and Evaluation System Procedure V1.0
• Annex A.3c – RTRS Procedure for the Development of New Documents V1.0
• Annex A.3d – RTRS Terms of Reference V1.0
• Annex A.3e – RTRS Accreditation and Certification Procedure for responsible soy production V4.3
• Annex A.3f – RTRS Group and Multi-site Certification Procedure for CBs V3.2
• Annex A.3g – RTRS Group and Multi-site Certification Standard V3.2
3.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
4. Aprovação das categorias de membros, segmentação / estrutura e valor das taxas de associação, de acordo com o Artigo 39(4) dos Estatutos da RTRS.
4.1 Introdução
De acordo com o Artigo 39(4) dos Estatutos da RTRS, todo ano o Comitê Executivo analisa o valor, a escala e a forma de pagamento da taxa de associação e, em seguida, envia sua proposta para aprovação dos Membros Participantes da RTRS.
Em 28 de junho de 2021 a RTRS lançou sua estratégia “Para além do 2020” (“Beyond 2020” RTRS Strategy) para o período de 2021 a 2026, que -a fim de garantir sua correta implementação- preconiza uma nova estrutura de taxas de associação para a Indústria, Comércio e Finanças (ICF), que deverá entrar em vigor a partir de janeiro de 2022.
Portanto, na reunião do Comitê Executivo de 1º de setembro de 2021, o Comitê Executivo aprovou a nova estrutura de taxas de associação da RTRS, incluindo um aumento da taxa de associação do grupo constitutivo da ICF para 3.500 euros; já as taxas de associação aplicáveis aos membros dos grupos constitutivos dos Produtores (PRO) e Organizações da Sociedade Civil (OSC) não sofreram alteração.
No entanto, possíveis ajustes à estrutura e às taxas de associação dos grupos constitutivos PRO e CSO poderão entrar em vigor a partir de janeiro de 2023.
4.2 Documentos
Enviamos em anexo, com o nome de Anexo A.4, o seguinte documento:
• Annex A.4.- RTRS membership categories, structure and fees amount
4.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
B. Procedimento de votação das resoluções elencadas em A.1 a A.4 (de acordo com os requisitos definidos no Artigo 18 dos Estatutos da RTRS).
I. Os Membros Participantes devem votar usando a “Cédula de Votação” (Voting Ballot Sheet). Você pode preencher a Cédula de Votação (Voting Ballot Sheet) usando o DocuSign, sem a necessidade de baixar qualquer aplicativo ou software; é só clicar no botão “Revisar Documento” no e-mail que você recebeu com o assunto “Please DocuSign: Voting Ballot Sheet.pdf.” Alternativamente, você pode imprimir, preencher e assinar a Cédula de Votação (Voting Ballot Sheet) em anexo e enviá-la ao Secretariado da RTRS por correio ou e-mail, para [email protected] (cc [email protected]).
II. Os Membros Participantes terão 30 dias corridos para exercer seus direitos de voto a partir da data deste Aviso de Votação, prazo que se encerrará no dia 21 de novembro de 2021 (o “Período de Votação”). Cédulas de Votação (Voting Ballot Sheet) enviadas após o Período de Votação serão desconsideradas.
III. Para uma resolução ser aprovada, é necessário que (i) a maioria simples (mais da metade) de todos os 167 Membros Participantes no momento da publicação deste Aviso de Votação (e independentemente do grupo constitutivo) tenha votado seja (y) a favor ou contra a resolução ou (z) tenha se abstido da votação, usando a “Cédula de Votação” (Voting Ballot Sheet) e, ao mesmo tempo, (ii) nenhum Membro Participante tenha votado contra a resolução.
IV. Se não for alcançada a maioria simples de todos os Membros Participantes, a resolução será considerada rejeitada.
V. Se a maioria simples de todos os Membros Participantes for alcançada, mas pelo menos um Membro Participante tiver votado contra a resolução, o Secretariado da RTRS fará a recontagem dos votos em nível de grupo constitutivo.
VI. Se a recontagem dos votos revelar que houve maioria simples (mais da metade dos votos válidos) a favor da resolução em cada um dos grupos constitutivos com direito a voto, a resolução será considerada aprovada.
VII. Se a recontagem dos votos revelar que não houve maioria simples (mais da metade dos votos válidos) a favor da resolução em algum dos grupos constitutivos com direito a voto, a resolução será considerada rejeitada.
VIII. Ao calcular se a maioria simples foi atingida de acordo com os itens VI e VII (acima), as abstenções serão desconsideradas.
