Aviso de Votação
Prezados(as) membros da RTRS,
A pandemia do novo Coronavírus continua forçando as organizações do mundo inteiro a trabalharem em um contexto de interação física extremamente restrita entre seus membros.
Diante dessa situação, em 19 de junho de 2020 o Conselho Federal Suíço publicou a Portaria 3 sobre Medidas de Combate ao Coronavírus (“Portaria”), possibilitando à RTRS adotar as medidas necessárias para garantir que os Membros Participantes da RTRS exerçam seus direitos ao mesmo tempo que respeitam as exigências das autoridades de saúde federais da Suíça em matéria de higiene e distanciamento social. De acordo com a Portaria, a RTRS – uma associação suíça – está autorizada a tomar as devidas providências para que os Membros Participantes da RTRS exerçam seus direitos de voto por escrito (Artigo 27). À luz das atuais circunstâncias e da ameaça que a pandemia do Coronavírus continua a representar para a saúde de todos, a Portaria foi prorrogada e permanece em pleno vigor e efeito (Artigo 29, Seção 4).
A fim de dar continuidade ao desenvolvimento constante da RTRS, atingir seus objetivos e superar os desafios das atuais circunstâncias, o Comitê Executivo da RTRS, durante a reunião do Comitê Executivo de 12 de maio de 2020, decidiu:
1. Submeter à consideração dos Membros Participantes da RTRS a aprovação das resoluções descritas na Seção A, abaixo, por meio de uma resolução por escrito de acordo com o procedimento de votação definido no Artigo 18 dos Estatutos da RTRS, cujo procedimento é detalhado na Seção B, abaixo; e 2. Realizar as eleições dos membros do Comitê Executivo indicados para preencher as vagas abertas no período de 2021-2023, conforme detalhadas na Seção C (abaixo), por meio de um procedimento ad hoc por escrito e de acordo com os requisitos definidos no artigo 27(9) et seq. dos Estatutos da RTRS, cujo procedimento é descrito em mais detalhes na Seção D, abaixo.
O objetivo deste Aviso de Votação é prestar aos Membros Participantes da RTRS as informações, instruções e documentos necessários para o exercício de seus direitos de voto em relação às resoluções propostas.
Vale lembrar que os Membros Observadores não participam do procedimento de votação, já que não têm direito a voto. Apenas os Membros Participantes têm direito a voto por meio da Cédula de Votação em anexo a este documento.
Os resultados da votação serão anunciados aos Membros da RTRS na reunião virtual marcada para 28 de junho de 2021. Após a reunião virtual, os resultados também serão comunicados por e-mail e publicados no site da RTRS.
Ficamos à disposição para quaisquer esclarecimentos sobre este Aviso de Votação.
Atenciosamente,
A. Resoluções Submetidas à Consideração dos Membros Participantes da RTRS
1 Aprovação da demonstração financeira da RTRS referente ao ano fiscal encerrado em 31 de dezembro de 2019
1.1. Introdução
Conforme informado em 2020, os membros do Comitê Executivo da RTRS, em reunião realizada em 2 de abril de 2020, decidiram suspender a 14a Assembleia Geral da RTRS (“AG14”) e adiar a aprovação das resoluções que seriam tratadas na AG14.
Por isso, embora tenham sido aprovadas pelo Comitê Executivo da RTRS na reunião de 11 de agosto de 2020, as demonstrações financeiras da RTRS referentes ao ano fiscal encerrado em 31 de dezembro de 2019 não puderam ser
aprovadas pelos Membros Participantes da RTRS em 2020, como de costume.
As demonstrações financeiras – elaboradas de acordo com a legislação suíça e os Estatutos da RTRS e devidamente auditadas pela Ancora Treuhand – consolidam os resultados da representação da RTRS na Argentina, de acordo com as demonstrações financeiras dessa representação auditadas pela KPMG.
2019 foi um ano extraordinário, com melhorias expressivas em todas as métricas financeiras. Os resultados ficaram bem à frente do ano e do orçamento anteriores, sendo inteiramente devidos à receita crescente, com manutenção da
alavancagem operacional.
Ante o exposto, o Comitê Executivo da RTRS decidiu submeter as demonstrações financeiras da RTRS referentes ao ano fiscal encerrado em 31 de dezembro de 2019 à consideração dos Membros Participantes da RTRS para
aprovação por meio de resolução por escrito.
1.2 Documentos
Enviamos em anexo, com o nome de Annex A.1, o seguinte documento que ora propomos para aprovação:
• Annex A.1 – Financial Statements of RTRS for the fiscal year ended December 31, 2019
1.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
2. Aprovação das demonstrações financeiras da RTRS referentes ao ano fiscal encerrado em 31 de dezembro de 2020
2.1 Introdução
As demonstrações financeiras – elaboradas de acordo com a legislação suíça e os Estatutos da RTRS e devidamente auditadas pela Ancora Treuhand – consolidam os resultados da representação da RTRS na Argentina, de acordo com as demonstrações financeiras dessa representação auditadas pela KPMG.
Houve continuidade do desempenho sólido durante o ano inteiro em um ambiente repleto de desafios relacionados à COVID-19. Os resultados são ainda melhores do que no ano anterior e estão muito à frente do orçamento. O patrimônio líquido está em alta devido à combinação de receita sólida e foco e disciplina na proteção dos ativos.
As demonstrações financeiras da RTRS referentes ao ano fiscal findo em 31 de dezembro de 2020 foram aprovadas pelo Comitê Executivo em reunião realizada em 12 de maio de 2021.
Ante o exposto, o Comitê Executivo da RTRS decidiu submeter as demonstrações financeiras da RTRS referentes ao ano fiscal encerrado em 31 de dezembro de 2020 à consideração dos Membros Participantes da RTRS para aprovação por meio de resolução por escrito.
2.2 Documentos
Enviamos em anexo, com o nome de Annex A.2, o seguinte documento que ora propomos para aprovação:
• Annex A.2 – Financial Statements of RTRS for the fiscal year ended December 31, 2020
2.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
3. Aprovação do Orçamento de 2021.
3.1 Introdução
O orçamento de 2021 está totalmente alinhado – conceitual e economicamente -com a estratégia Beyond 2020 da RTRS. As principais prioridades para 2021 são:
• Intensificar a construção de capacidades organizacionais e uma organização global mais forte e equilibrada.
• Aumentar a demanda dentre as principais partes interessadas, mercados e áreas geográficas, alavancando o novo sistema de “fator de conversão”, a abordagem do Europe Outreach & Engagement Officer (Oficial de Divulgação e Envolvimento na Europa) e os Jogos Olímpicos e Paraolímpicos de Tóquio de 2021. Reforçar o valor de marca da certificação RTRS para aumentar a visibilidade e a conscientização do “conceito de soja oculta”, incluindo grupos de jovens consumidores.
• Lançar a nova versão do Padrão RTRS de Produção de Soja Responsável V4.0, incluindo a nova abordagem passo-a-passo e o Padrão RTRS de Produção de Milho Responsável V1.0.
• Construir e desenvolver novas estratégias de relacionamento direcionadas ao governo e às ONGs. Fortalecer o papel da RTRS como mesa redonda “multipartes e consensual” em matéria de soja, por meio de uma estratégia
de reposicionamento & marca (branding) e reforçando as atividades de rede no mercado internacional de sustentabilidade e em iniciativas nacionais, incluindo a “Iniciativa Colaborativa da Soja.”
A Estratégia “Beyond 2020” da RTRS, que precisa ser integralmente abraçada pelas principais partes interessadas, será lançada no dia 28 de junho de 2021, com o primeiro ano de implementação ainda nesse mesmo ano.
Em relação ao desempenho financeiro da RTRS, o objetivo é mantê-lo tão bom quanto em 2020 e vinculado às prioridades mencionadas anteriormente, investindo no crescimento futuro e aproveitando ao máximo o desempenho de 2020, com foco em uma organização muito mais forte, comunicação mais ampla, aprimoramento do desempenho técnico e inovação.
O objetivo principal será uma operação sem interrupções, incluindo o esboço de um plano de ações de monitoramento a ser implementado no caso de surgirem novos desafios relacionados à Covid-19 no decorrer do ano.
O orçamento anual de 2021 da RTRS foi aprovado pelo Comitê Executivo em reunião realizada em 29 de outubro de 2020.
Ante o exposto, o Comitê Executivo da RTRS decidiu submeter o orçamento anual de 2021 à consideração dos Membros Participantes da RTRS para sua aprovação por meio de resolução por escrito.
3.2 Documentos
Enviamos em anexo, com o nome de Annex A.3, o seguinte documento que ora propomos para aprovação:
• Annex A.3.- Budget for 2021
3.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
4. Ratificação da decisão do Comitê Executivo da RTRS de renovar a nomeação de (i) ANCORA Treuhand AG como auditor da RTRS e (ii) KPMG Argentina como auditor da representação da RTRS na Argentina referente ao período fiscal de 2020; e aprovação de (i) ANCORA Treuhand AG como auditor da RTRS e (ii) KPMG Argentina como auditor da representação da RTRS na Argentina referente ao exercício fiscal de 2021.
4.1 Introdução
De acordo com o Artigo 10(2) dos Estatutos da RTRS, todos os anos os Membros Participantes da RTRS devem aprovar a nomeação do Auditor da RTRS.
Tendo em vista que a RTRS ficou impossibilitada de realizar a Assembleia Geral anual em 2020, a RTRS renovou o acordo com (i) ANCORA Treuhand AG como auditor da RTRS e (ii) KPMG Argentina como auditor da representação
da RTRS na Argentina, uma vez que essas foram as empresas nomeadas pelos Membros Participantes da RTRS na última Assembleia Geral que a RTRS pôde convocar.
O Comitê Executivo decidiu propor agora aos Membros Participantes da RTRS que ratifiquem a renovação dos Auditores para o período de 2020 e que aprovem sua nomeação novamente para o período de 2021.
4.2 Documentos
Enviamos em anexo, com o nome de Annex A.4, os seguintes documentos:
• Annex A.4a.- ANCORA Treuhand AG Profile
• Annex A.4b.- KPMG Argentina Profile
4.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
5. Aprovação da Política de Conflito de Interesses
5.1 Introdução
Visando concluir o processo de manutenção da associação à Comunidade ISEAL, foi desenvolvida a Política de Conflito de Interesses da RTRS de acordo com os requisitos de associação da ISEAL.
À luz dos holofotes atuais e do maior escrutínio dos conflitos de interesses em sistemas de padrões, a ISEAL exige que os membros disponham de um procedimento sistêmico para tratar e gerenciar conflitos de interesses que
abarque toda a organização – incluindo a governança, os órgãos decisórios e a equipe – garantindo, portanto, uma abordagem comum e eficiente na gestão de conflitos de interesses.
Em seguida, em reunião datada de 12 de maio de 2021, o Comitê Executivo aprovou a Política de Conflito de Interesses da RTRS, que agora é submetida à consideração dos Membros Participantes da RTRS para aprovação por meio desta resolução escrita.
5.2 Documentos
Enviamos em anexo, com o nome de Annex A.5, o seguinte documento:
• Annex A.5.- Conflict of Interest Policy
5.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
6. Ratificação da expulsão dos Membros da RTRS em situação de inadimplência com suas obrigações de pagamento das taxas anuais devidas em 1º de abril de 2019 e / ou anos civis anteriores, conforme estabelecido no Artigo 8(1) dos Estatutos da RTRS.
6.1 Introdução
Na reunião realizada em 18 de maio de 2020, o Comitê Executivo aprovou a expulsão dos membros da RTRS que estavam inadimplentes com o pagamento obrigatório da taxa anual devida em 1º de abril do ano civil anterior ad referendum da ratificação pelos Membros Participantes da RTRS.
Agora, solicita-se aos Membros Participantes da RTRS que ratifiquem essa decisão.
6.2 Documentos
Enviamos em anexo, com o nome de Annex A.6, o seguinte documento:
• Annex A.6.- List of Expulsed Members
6.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
7. Aprovação de todos os atos praticados pelos membros do Comitê Executivo.
7.1 Introdução
Anualmente, os Membros Participantes da RTRS devem votar para aprovar o desempenho dos membros do Comitê Executivo cujos cargos tenham sido encerrados devido a término do mandato ou renúncia. Embora a eleição dos
membros do Comitê Executivo seja realizada por grupo constitutivo, a aprovação do desempenho de cada um deles deve ser aprovada por todos os grupos constitutivos.
7.2 Documentos
Enviamos em anexo, com o nome de Annex A.7, o seguinte documento:
Annex A.7.- List of Executive Board Members Whose Performance Shall Be Considered
7.3 Procedimento de Votação
Por favor, consulte a Seção B deste Aviso de Votação.
B. Procedimento de votação das resoluções elencadas em A.1 a A.6 (de acordo com os requisitos definidos no Artigo 18 dos Estatutos da RTRS).
I. Os Membros Participantes devem votar usando a “Cédula de Votação.” Você pode preencher a Cédula de Votação usando o DocuSign sem a necessidade de baixar qualquer aplicativo ou software; é só clicar no botão “Revisar Documento” no email que você recebeu com o assunto “Por favor, assine com o DocuSign: Cédula
de Votação.pdf.” Alternativamente, você pode imprimir, preencher e assinar a Cédula de Votação em anexo e enviá-la ao Secretariado da RTRS por correio ou por e-mail, para [email protected] (cc [email protected]).
II. Os Membros Participantes terão 30 dias corridos para exercer seus direitos de voto a partir da data deste Aviso de Votação, prazo que se encerrará no dia 13 de junho de 2021 (o “Período de Votação”). Cédulas de Votação enviadas após o Período de Votação serão desconsideradas.
III. Para aprovar uma resolução, é necessário que i) a maioria simples (mais da metade) de todos os 158 Membros Participantes no momento da publicação deste Aviso de Votação (e independentemente do grupo constitutivo) tenha votado seja (y) a favor ou contra a resolução ou (z) tenha se abstido da votação, usando a “Cédula de
Votação” e, ao mesmo tempo, (ii) nenhum Membro Participante tenha votado contra a resolução.
IV. Se não for alcançada a maioria simples de todos os Membros Participantes, a resolução será considerada rejeitada.
V. Se a maioria simples de todos os Membros Participantes for alcançada, mas pelo menos um Membro Participante tiver votado contra a resolução, o Secretariado da RTRS fará a recontagem dos votos em nível de grupo constitutivo.
VI. Se a recontagem dos votos revelar que houve maioria simples (mais da metade dos votos válidos) a favor da resolução em cada um dos grupos constitutivos que votaram, a resolução será considerada aprovada.
VII. Se a recontagem dos votos revelar que não houve maioria simples (mais da metade dos votos válidos) a favor da resolução em algum dos grupos constitutivos que votaram, a resolução será considerada rejeitada.
VIII. Ao calcular se a maioria simples foi atingida de acordo com os itens VI e VII (acima), as abstenções serão desconsideradas.
C. Eleições dos membros do Comitê Executivo indicados para preencher os cargos vagos no período 2021-2023.
1. Introdução
Informamos que, no período de 2021-2023, existem (i) cinco (5) vagas abertas no grupo constitutivo dos Produtores; (ii) quatro (4) vagas abertas no grupo constitutivo das Organizações da Sociedade Civil; e (iii) três (3) vagas abertas no grupo constitutivo da Indústria, Comércio e Finanças.
2. Documentos
Enviamos em anexo, como o nome de Annex C, a lista de candidatos ao Comitê Executivo validamente indicados para preencher os cargos vagos em cada um dos grupos constitutivos. Ressaltamos que:
• no grupo constitutivo das Organizações da Sociedade Civil foram recebidas menos indicações do que o número de vagas abertas;
• no grupo constitutivo da Indústria, Comércio e Finanças o número de indicações recebidas foi igual ao número de vagas abertas; e
• no grupo constitutivo dos Produtores foram recebidas mais indicações do que o número de vagas abertas.
3. Procedimento de Votação
Por favor, veja a Seção D abaixo
D. Procedimento de votação ad hoc por escrito para a eleição dos membros do Comitê Executivo (de acordo com os requisitos definidos no Artigo 27(9) et seq. dos Estatutos da RTRS).
I. A eleição dos membros do Comitê Executivo será realizada por grupo constitutivo.
II. Os Membros Participantes devem votar usando a “Cédula de Votação.” Você pode preencher a Cédula de Votação usando o DocuSign sem a necessidade de baixar qualquer aplicativo ou software; é só clicar no botão “Revisar Documento” no email que você recebeu com o assunto “Por favor, assine com o DocuSign: Cédula
de Votação.pdf.” Alternativamente, você pode imprimir, preencher e assinar a Cédula de Votação em anexo e enviá-la ao Secretariado da RTRS por correio ou por e-mail, para [email protected] (cc
[email protected]).
III. Os Membros Participantes terão 30 dias corridos para exercer seus direitos de voto a partir da data deste Aviso de Votação, prazo que se encerrará no dia 13 de junho de 2021 (o “Período de Votação”). Cédulas de Votação enviadas após o Período de Votação serão desconsideradas.
IV. A eleição de cada membro do Comitê Executivo exigirá: (i) que a maioria simples (mais da metade) dos Membros Participantes do grupo constitutivo relevante no momento da publicação deste Aviso de Votação vote (y) a favor ou contra a eleição ou (z) se abstenha de votar, usando a “Cédula de Votação”, e (ii) aprovação por
maioria simples (mais da metade dos votos válidos) no respectivo grupo constitutivo. Ao calcular se a maioria simples foi alcançada de acordo com o item (ii) acima, as abstenções serão desconsideradas.
V. No caso do grupo constitutivo dos Produtores, onde foram recebidas mais indicações do que há vagas abertas, todos os Membros Participantes terão o direito de votar a favor ou contra cada um dos candidatos de seu grupo constitutivo. Se os requisitos descritos em IV.(i) e IV.(ii) acima forem cumpridos em relação à mais
candidatos do que vagas, será(ão) eleito(s) o(s) candidato(s) com maior percentual de votos favoráveis. Em caso de empate na votação, a eleição será feita por sorteio.
VI. No caso do grupo constitutivo das Organizações da Sociedade Civil, onde foram recebidas menos indicações do que há vagas disponíveis, ou se os requisitos descritos em IV.(i) e IV.(ii) acima não forem atendidos em relação à eleição de um número de membros do Comitê Executivo equivalente ao número de vagas disponíveis em qualquer um dos grupos constitutivos, as vagas não preenchidas permanecerão desocupadas e os membros do Comitê Executivo que representam o grupo constitutivo poderão designar um membro interino para ocupar a vaga até
a próxima Assembleia Geral, conforme previsto no artigo 20(9) do Estatuto da
RTRS.
