Notificación de Votación
Estimados Miembros de RTRS:
La actual pandemia de coronavirus continúa obligando a organizaciones de todo el mundo a llevar a cabo sus operaciones dentro de un contexto en el cual la interacción con sus miembros se mantiene sujeta a restricciones.
Ante esta situación, el 19 de junio de 2020 el Consejo Federal de Suiza emitió la Ordenanza 3 sobre Medidas para Combatir el Coronavirus (la “Ordenanza”), que habilita a RTRS adoptar las medidas necesarias para asegurar que sus Miembros Participantes puedan ejercer sus derechos cumpliendo al mismo tiempo con los requerimientos de higiene y distanciamiento social establecidos por las autoridades federales del área de salud de Suiza. Conforme lo establece la Ordenanza, en su carácter de organización constituida bajo las leyes de Suiza, RTRS se encuentra autorizada a tomar las medidas que considere adecuadas para permitir a sus Miembros Participantes que ejerzan sus derechos de forma escrita (Artículo 27). A raíz de las circunstancias actuales, y en vista de la amenaza que el coronavirus continúa presentando para la salud de las personas, la Ordenanza ha sido prorrogada y se encuentra vigente (Artículo 29, Inciso 4).
A fin de continuar con el desarrollo sostenido de RTRS y el cumplimiento de sus objetivos sobreponiéndose a las desafiantes circunstancias actuales, el Comité Ejecutivo decidió durante su reunión celebrada el 6 de octubre de 2021 someter a consideración de los Miembros Participantes la aprobación de las resoluciones explicadas en el Apartado A mediante resolución escrita de acuerdo con el procedimiento de votación establecido en el Artículo 18 de Estatuto de RTRS, cuyo procedimiento se describe en mayor detalle en Apartado B.
El propósito de esta Notificación de Votación es proporcionar a los Miembros Participantes la información, instrucciones y documentos necesarios para el ejercicio de sus derechos de voto en relación con las resoluciones propuestas.
Les recordamos que los Miembros Observadores no participan en este procedimiento de votación, ya que no cuentan con derecho de voto. Solo los Miembros Participantes tienen derecho a emitir sus votos utilizando el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet) (i) adjunto al presente, o (ii) distribuido por DocuSign en nombre de RTRS en un email por separado.
Los resultados de la votación se darán a conocer a los Miembros de RTRS en la reunión virtual a realizarse el 7 de diciembre de 2021. Luego de dicha reunión virtual, los resultados también serán comunicados vía correo electrónico y serán asimismo publicados en el sitio web de RTRS.
Quedamos a disposición para cualquier aclaración adicional en relación con esta Notificación de Votación.
Atentamente,
A. Resoluciones sometidas a la consideración de los Miembros Participantes
1. Aprobación del Estándar RTRS para la Producción de Soja Responsable
y sus documentos técnicos complementarios
1.1. Introducción
Como parte de su compromiso con la mejora continua, a mediados de 2020, RTRS inició un proceso de revisión del Estándar RTRS para la Producción Responsable de Soja V3.1, a fin de dar cumplimiento a los Códigos de Buenas Prácticas de ISEAL que promueven el desarrollo de estándares de sostenibilidad transparentes y multisectoriales.
Como parte del proceso de revisión, se llevaron a cabo dos consultas públicas, en las que se compilaron más de 200 comentarios y observaciones, y luego fueron revisadas por un grupo de trabajo ad-hoc.
Entre septiembre de 2020 y junio de 2021, el grupo de trabajo ad-hoc participó en 12 reuniones virtuales lideradas por BSD Consulting, una consultora internacional con sede en Suiza, junto con el apoyo brindado por el Secretariado de RTRS durante todo el proceso.
Como resultado del proceso, RTRS desarrolló la nueva versión del Estándar para la Producción Responsable de Soja V4.0 la cual es sometida a consideración de los Miembros Participantes. Los cambios principales consisten en (i) nuevos indicadores para incorporar los criterios FEFAC, (ii) adecuación de indicadores y nuevas definiciones de acuerdo con la guía AFi, (iii) nuevas definiciones para armonizar terminologías a lo largo del documento, y (iv) revisión integral de la redacción para alinearlo a un lenguaje inclusivo.
1.2 Documentación
Se adjuntan como Anexo A.1 los siguientes documentos, que se propone aprobar:
• Annex A.1a – RTRS Standard for Responsible Soy Production V4.0
• Annex A.1b – Progressive Entry Level for the RTRS Standard for Responsible Soy Production V4.0
1.3 Procedimiento de votación
Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.
2. Aprobación del Estándar RTRS para la Producción de Maíz Responsable y sus documentos técnicos complementarios
2.1 Introducción
Como el maíz es el cultivo típicamente utilizado para rotar con la soja en la mayoría de los países donde RTRS está presente, el Estándar RTRS para la Producción de Maíz Responsable parece ser un buen complemento para el Estándar de Producción de Soja existente.
Teniendo esto en cuenta, RTRS ha decidido apoyar las prácticas sostenibles a nivel agrícola, abordando en este nuevo estándar los riesgos sociales y ambientales relacionados con la producción de maíz.
El Estándar RTRS para la Producción de Maíz Responsable está concebido para ser aplicable a todos los productores de soja certificados por RTRS que estén dispuestos a incluir, bajo este nuevo esquema, al maíz producido en sus campos certificados.
Luego de un minucioso proceso de desarrollo, que incluyó la formación de un grupo de trabajo y la realización de consultas públicas, los miembros del Comité Ejecutivo de RTRS, durante su reunión celebrada el 12 de febrero de 2020, aprobaron el Estándar RTRS para la Producción de Maíz Responsable y sus documentos técnicos complementarios, los cuales se adjuntan a esta Notificación de Votación para su consideración por parte de los Miembros Participantes.
Los documentos sometidos a aprobación bajo esta resolución incluyen ciertos documentos que contienen cambios no solo para adaptarlos al Estándar RTRS para la Producción Responsable de Maíz y sus documentos técnicos complementarios, sino también como resultado de los requisitos de ISEAL que se explican a continuación. En caso de rechazo de la Resolución A.3, la aprobación de esta Resolución A.2 implicará la aprobación de la delegación en el Comité Ejecutivo de la facultad de modificar cualquiera de los documentos técnicos comunes con el fin de eliminar referencias y disposiciones relativas a la resolución rechazada.
2.2 Documentación
Se adjuntan como Anexo A.2 los siguientes documentos, que se propone aprobar:
• Annex A.2a – RTRS Standard for Responsible Corn Production V1.0
• Annex A.2b – RTRS Chain of Custody Standard V2.3
• Annex A.2c – Progressive Entry Level for RTRS Standard for Responsible Corn Production V1.0
• Annex A.2d – RTRS Chain of Custody Accreditation and Certification Procedure for Certification Bodies V3.3
• Annex A.2e – RTRS Use of the Logo & Claims Policy V4.2
• Annex A.2f – RTRS Country Material Balance Standard for Chain of Custody Version 1.1
• Annex A.2g – RTRS Accreditation and Certification Procedure for responsible soy production V4.3
• Annex A.2h – RTRS Group and Multi-site Certification Procedure for CBs V3.2
• Annex A.2i – RTRS Group and Multi-site Certification Standard V3.2
2.3 Procedimiento de votación
Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.
3. Aprobación de documentos RTRS relacionados con ISEAL
3.1 Introducción
ISEAL es una organización global que aboga, desde una perspectiva colaborativa pero ambiciosa, por el desarrollo y adopción de sistemas de sustentabilidad creíbles, efectivos y transparentes para el beneficio de las personas y el medio ambiente.
RTRS se convirtió en Miembro de la Comunidad ISEAL (ISEAL Community Member) en diciembre de 2020. Sin perjuicio de lo anterior, para mantener su membresía con ISEAL, RTRS debe cumplir con los requisitos establecidos en los numerosos códigos de ISEAL (e.g., ISEAL Standard-setting Code, ISEAL Assurance Code e o ISEAL Impacts Code – en español, respectivamente, el Código de Establecimiento de Estándares ISEAL, el Código de Garantía ISEAL e Códigos de Impactos ISEAL), consecuentemente RTRS ha trabajado en el desarrollo de nuevos procedimientos y la adecuación de ciertos documentos actualmente vigentes.
Los documentos que se adjuntan para consideración por parte de los Miembros Participantes fueron actualizados para, entre otros cambios, reflejar un sistema de monitoreo y evaluación que proporcionará una comprensión clara de los impactos de la certificación de soja RTRS.
Los documentos sometidos a aprobación bajo esta resolución incluyen ciertos documentos que contienen cambios no solo para adecuarlos a los requisitos de ISEAL sino también como resultado de la aprobación de los documentos propuestos bajo consideración en las Resoluciones A.1 y A.2. En caso de rechazo de cualquiera de dichas Resoluciones, la aprobación de la presente Resolución A.3 implicará la aprobación de la delegación en el Comité Ejecutivo de la facultad de modificar cualquiera de los documentos técnicos comunes con el fin de eliminar referencias y disposiciones relativas a la Resoluciones rechazadas.
3.2 Documentación
Se adjuntan como Anexo A.3 los siguientes documentos, que se propone aprobar:
• Annex A.3a – RTRS Grievances Procedure V1.0
• Annex A.3b – RTRS Monitoring and Evaluation System Procedure V1.0
• Annex A.3c – RTRS Procedure for the Development of New Documents V1.0
• Annex A.3d – RTRS Terms of Reference V1.0
• Annex A.3e – RTRS Accreditation and Certification Procedure for responsible soy production V4.3
• Annex A.3f – RTRS Group and Multi-site Certification Procedure for CBs V3.2
• Annex A.3g – RTRS Group and Multi-site Certification Standard V3.2
3.3 Procedimiento de votación
Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.
4. Aprobación de las categorías de membresía, segmentación/estructura y montos de la cuota de membresía de acuerdo con el Artículo 39(4) del Estatuto de RTRS
4.1 Introducción
De acuerdo con el Artículo 39(4) del Estatuto de RTRS, anualmente el Comité Ejecutivo revisa el monto, la escala y el método de pago de la cuota de membresía y luego presenta su propuesta para la aprobación de los Miembros Participantes de RTRS.
Considerando que el 28 de junio de 2021 RTRS lanzó su Estrategia RTRS “Más Allá del 2020” (“Beyond 2020” RTRS Strategy) para el período 2021-2026 según la cual para llevar a cabo su correcta implementación debe establecerse un nuevo esquema de membresía para el estamento de la Industria, Comercio y Finanzas (ICF) a partir de enero de 2022.
Por lo tanto, en la reunión del Comité Ejecutivo celebrada el 1° de septiembre de 2021, el Comité Ejecutivo aprobó una nueva estructura de cuotas de membresía de RTRS que refleja un aumento en la cuota de membresía de la ICF a €3.500 y sin cambios en la cuota de membresía pagadera por los miembros de los estamentos de los Productores (PRO) y de las Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC).
Sin embargo, es esperable que ciertos ajustes a la estructura y los montos de la cuota de membresía para los estamentos de PRO y OSC entren en vigor a partir de enero de 2023.
4.2 Documentación
Se adjuntan como Anexo A.4 los siguientes documentos:
• Annex A.4.- RTRS membership categories, structure and fees amount
4.3 Procedimiento de votación
Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.
B. Procedimiento de votación para las resoluciones enumeradas en A.1 a A.4 (de acuerdo con los requisitos establecidos en el Artículo 18 del Estatuto de RTRS).
I. Los Miembros Participantes deben emitir sus votos utilizando el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet). Usted puede completar el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet) utilizando DocuSign sin la necesidad de descargar ninguna aplicación o software simplemente haciendo clic en el botón “Revisar Documento” del correo electrónico que recibió con el asunto “Please DocuSign: Voting Ballot Sheet.pdf”. Alternativamente, puede imprimir, completar y firmar el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet) adjunto y entregarlo al Secretariado de RTRS, ya sea por correo postal o por correo electrónico a [email protected] (cc [email protected]).
II. Los Miembros Participantes tendrán 30 días corridos para ejercer sus derechos de voto, a partir de la fecha de esta Notificación de Votación y hasta el 21 de noviembre de 2021 (el “Período de Votación”). Los Formularios de Votación (Voting Ballot Sheet) que sean enviados luego de vencido el Período de Votación, no serán tenidos en cuenta.
III. Para que se apruebe una resolución se requiere que (i) la mayoría simple (más de la mitad) de los 167 Miembros Participantes existentes al momento de la publicación de la presente Notificación de Votación, (sin tomar en cuenta a qué estamento pertenezcan) emitan un voto, ya sea (y) a favor o en contra de la resolución o (z) absteniéndose de votar, utilizando el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet); y, al mismo tiempo (ii) ningún Miembro Participante emita un voto en contra de la resolución.
IV. Si no se alcanzase la mayoría simple de todos los Miembros Participantes, la resolución se considerará rechazada.
V. Si se lograra la mayoría simple de todos los Miembros Participantes, pero al menos un Miembro Participante hubiera emitido un voto en contra de la resolución, el Secretariado de RTRS llevará a cabo un recuento de los votos por cada estamento.
VI. Si de dicho recuento de votos resultara que la mayoría simple (más de la mitad de los votos válidamente emitidos) dentro de cada uno de los estamentos en los cuales se han emitido votos ha votado a favor de la resolución, la resolución se considerará aprobada.
VII. Si de dicho recuento de votos resultara que no se ha alcanzado la mayoría simple (más de la mitad de los votos válidamente emitidos) a favor de la resolución dentro de cualquiera de los estamentos en los cuales se han emitido votos, la resolución se considerará rechazada.
VIII. Para calcular si la mayoría simple se ha alcanzado en los puntos VI y VII anteriores, no se tendrán en cuenta las abstenciones.
