14 mayo, 2021

Aviso de votación

Estimados Miembros de RTRS,

La actual pandemia de coronavirus continúa obligando a organizaciones de todo el mundo a llevar a cabo sus operaciones dentro de un contexto en el cual la interacción con sus miembros continúa sufriendo severas restricciones.

Ante esta situación, el 19 de junio de 2020 el Consejo Federal de Suiza emitió la Ordenanza 3 sobre Medidas para Combatir el Coronavirus (la “Ordenanza”), que habilita a RTRS adoptar las medidas necesarias para asegurar que sus Miembros Participantes puedan ejercer sus derechos cumpliendo al mismo tiempo con los requerimientos de higiene y distanciamiento social establecidos por las autoridades federales del área de salud de Suiza.

Conforme lo establece la Ordenanza, en su carácter de organización constituida bajo las leyes de Suiza, RTRS se encuentra autorizada a tomar las medidas que considere adecuadas para permitir a sus Miembros Participantes que ejerzan sus derechos de forma escrita (Artículo 27). A raíz de las circunstancias actuales, y en vista de la amenaza que el coronavirus continúa presentando para la salud de las personas, la Ordenanza ha sido prorrogada y se encuentra
vigente (Artículo 29, Inciso 4).

A fin de continuar con el desarrollo sostenido de RTRS y el cumplimiento de sus objetivos sobreponiéndose a las desafiantes circunstancias actuales, el Comité Ejecutivo decidió durante su reunión celebrada el 12 de mayo de 2020:

1. Someter a consideración de los Miembros Participantes la aprobación de las resoluciones explicadas en el Apartado A mediante resolución escrita de acuerdo con el procedimiento de votación establecido en el Artículo 18 de Estatuto de RTRS, cuyo procedimiento se describe en mayor detalle en Apartado B; y

2. Llevar a cabo las elecciones de los miembros del Comité Ejecutivo candidateados para cubrir los puestos vacantes para el período 2021-2023, según se explica con mayor detalle en el Apartado C, mediante un procedimiento ad-hoc por escrito, de conformidad con los requisitos establecidos en el Artículo 27 (9) y siguientes del Estatuto de RTRS, el cual se describe en mayor detalle en el Apartado D.

El propósito de esta Notificación de Votación es proporcionar a los Miembros Participantes la información, instrucciones y documentos necesarios para el ejercicio de sus derechos de voto en relación con las resoluciones propuestas.

Les recordamos que los Miembros Observadores no participan en este procedimiento de votación, ya que no cuentan con derecho de voto. Solo los Miembros Participantes tienen derecho a emitir sus votos utilizando la Formulario de Votación adjunto (Voting Ballot Sheet) al presente.

Los resultados de la votación se darán a conocer a los Miembros de RTRS en la reunión virtual a realizarse el 28 de junio de 2021. Luego de dicha reunión virtual, los resultados también serán comunicados vía correo electrónico y serán asimismo publicados en el sitio web de RTRS.

Quedamos a disposición para cualquier aclaración adicional en relación con esta Notificación de Votación.

Atentamente,

A. Resoluciones sometidas a la consideración de los Miembros Participantes

1. Aprobación de los estados contables correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2019

1.1. Introducción

Conforme fuera informado durante 2020, en su reunión celebrada el 2 de abril de 2020 los miembros del Comité Ejecutivo decidieron suspender la 14ª Asamblea General de RTRS (la “AG14”) y posponer la aprobación de las resoluciones a ser allí tratadas.

En consecuencia, a pesar de haber sido aprobados por el Comité Ejecutivo durante la reunión celebrada el 11 de agosto de 2020, los estados contables correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2019 no pudieron ser aprobados por los Miembros Participantes durante 2020 como de costumbre.

Los estados contables que fueron preparados de acuerdo con las leyes de Suiza y el Estatuto de la RTRS y debidamente auditados por Ancora Treuhand, consolidan los resultados de la representación de RTRS en a Argentina, de acuerdo con los estados contables de dicha representación que fueron a su vez auditados por KPMG.

2019 fue un año extraordinario con una mejora significativa en todas las métricas financieras. Los resultados fueron muy superiores a los del año anterior y al presupuesto, debido por completo al incremento de los ingresos mientras se mantiene el apalancamiento operativo.

En vista de todo lo anterior, el Comité Ejecutivo de RTRS decidió someter los estados contables de RTRS correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2019, a consideración de los Miembros Participantes de RTRS para su aprobación mediante una resolución por escrito.

1.2 Documentación

Se adjuntan como Annex A.1 los siguientes documentos, que se propone aprobar:

• Annex A.1 – Financial Statements of RTRS for the fiscal year ended December 31, 2019

1.3 Procedimiento de votación

Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.

2. Aprobación de los estados contables de RTRS por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2020

2.1 Introducción

Los estados contables que fueron preparados de acuerdo con las leyes de Suiza y el Estatuto de RTRS y debidamente auditados por Ancora Treuhand, consolidan los resultados de la representación de RTRS en la Argentina, de
acuerdo con los estados contables de dicha representación que fueron a su vez auditados por KPMG.

Hubo un rendimiento sólido continuo durante todo el año en un entorno desafiante debido al COVID-19. Los resultados han sido incluso mejores que el año anterior, ubicándose muy por encima del presupuesto. El patrimonio neto alcanzó un máximo histórico debido a la combinación de fuertes ingresos y, el foco y la disciplina aplicados para la protección de los activos.

Los estados contables de RTRS para el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2020 fueron aprobados por el Comité Ejecutivo en la reunión celebrada el 12 de mayo de 2021.

En vista de todo lo anterior, el Comité Ejecutivo de RTRS decidió someter los estados contables de RTRS correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2020, a la consideración de los Miembros Participantes de RTRS para su aprobación mediante una resolución por escrito.

2.2 Documentación

Se adjuntan como Annex A.2 los siguientes documentos, que se propone aprobar:

• Annex A.2 – Financial Statements of RTRS for the fiscal year ended December 31, 2020

2.3 Procedimiento de votación

Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.

3. Aprobación del Presupuesto de 2021.

3.1 Introducción

El presupuesto para 2021 se encuentra totalmente alineado conceptual y económicamente con la estrategia de RTRS Beyond 2020. Las prioridades clave para 2021 son las siguientes:

• Intensificar el desarrollo de capacidades organizativas y de una organización global más sólida y equilibrada.
• Impulsar la demanda entre los actores, los mercados y las geografías relevantes, aprovechando el nuevo sistema de “factor de conversión”, el 4 enfoque del Europe Outreach & Engagement Officer (Oficial de Alcance y
Compromiso para Europa) y los Juegos Olímpicos y Paralímpicos de Tokio 2021. Reforzar el valor como marca de la certificación RTRS para aumentar la visibilidad y el conocimiento del “concepto de soja oculta”, incluyendo
grupos específicos de consumidores jóvenes.
• Lanzar la nueva versión del Estándar RTRS sobre Producción Responsable de Soja V4.0 incluyendo el nuevo enfoque paso a paso y el Estándar RTRS sobre Producción Responsable de Maíz V1.0.
• Aprovechar y desarrollar nuevas estrategias de relacionamiento específicas para el gobierno y las ONG. Fortalecer el papel de la RTRS como una mesa redonda sobre la soja “multisectorial orientada a la creación de consenso” a
través de una estrategia de reposicionamiento y marca y el refuerzo de las actividades de la red dentro del mercado internacional de sustentabilidad, las iniciativas nacionales de los países, incluida la “Iniciativa Colaborativa en
Soja” (Collaborative Soy Initiative).

El lanzamiento de la estrategia de RTRS “Beyond 2020”, que debe ser acogida plenamente por los actores relevantes, será llevado a cabo el 28 de junio de 2021, año en el cual también comenzará su implementación.

Con respecto al desempeño financiero de RTRS, el objetivo es mantenerlo en niveles tan buenos como los del 2020, y conectado a las prioridades mencionadas anteriormente, para invertir en el crecimiento futuro aprovechando al máximo el desempeño de 2020, con enfoque en una organización mucho más fuerte, comunicación más amplia, agudizando el rendimiento técnico y la innovación.

El objetivo principal será tener una operación sin interrupciones que incluya el esquema de un plan con acciones de monitoreo que se implementarán, en caso de un potencial nuevo año desafiante por COVID-19.

El presupuesto anual de RTRS para 2021 fue aprobado por el Comité Ejecutivo en la reunión celebrada el 29 de octubre de 2020.

A la luz de todo lo anterior, el Comité Ejecutivo de RTRS decidió someter el presupuesto anual de RTRS para 2021 a la consideración de los Miembros Participantes de RTRS para su aprobación mediante una resolución por escrito.

3.2 Documentación

Se adjuntan como Annex A.3 los siguientes documentos, que se propone aprobar:

• Annex A.3.- Budget for 2021

3.3 Procedimiento de votación

Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.

4. Ratificación de la decisión del Comité Ejecutivo de RTRS para renovar el nombramiento de (i) ANCORA Treuhand AG como auditor de RTRS y (ii) KPMG Argentina como auditor de la representación de RTRS en la Argentina para el ejercicio 2020 y aprobación de (i) ANCORA Treuhand AG como auditor de RTRS y (ii) KPMG Argentina como auditor de la representación de RTRS en la Argentina para el ejercicio 2021.

4.1 Introducción

De acuerdo con el Artículo 10(2) del Estatuto de RTRS, cada año los Miembros Participantes deben aprobar el nombramiento del Auditor de RTRS.

Ante la imposibilidad de llevar a cabo su Asamblea General anual durante 2020, RTRS renovó el convenio con (i) ANCORA Treuhand AG como auditor de RTRS y (ii) KPMG Argentina como auditor de la representación de RTRS en la Argentina, dado que dichas firmas habían sido las designadas por los Miembros Participantes de RTRS en la última Asamblea General que pudo convocarse.

El Comité Ejecutivo ha decidido proponer a los Miembros Participantes de RTRS que ratifiquen la renovación de los Auditores para el período 2020 y aprueben nuevamente su nombramiento para el período 2021.

4.2 Documentación

Se adjuntan como Annex A.4 los siguientes documentos:

• Annex A.4a.- ANCORA Treuhand AG Profile
• Annex A.4b.- KPMG Argentina Profile

4.3 Procedimiento de votación

Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.

5. Aprobación de la Política de Conflicto de Interés

5.1 Introducción

Con el propósito de completar el proceso necesario para mantener la membresía de la Comunidad ISEAL, la Política de Conflicto de Intereses de RTRS fue desarrollada desarrolló de acuerdo con los requisitos de membresía de ISEAL.
A la luz de la actual atención y el mayor escrutinio de los conflictos de intereses en los sistemas de estándares, ISEAL requiere que sus miembros cuenten con un procedimiento sistémico para abordar y gestionar los conflictos de intereses con un alcance que abarque a toda la organización, incluyendo a sus órganos de gobierno y toma de decisiones, y el personal; para, en consecuencia, garantizar un enfoque común y eficiente de la gestión de conflictos de intereses.

Consecuentemente, en la reunión celebrada el 12 de mayo de 2021, el Comité Ejecutivo aprobó la Política de Conflicto de Interés de RTRS, que ahora se somete a la consideración de los Miembros Participantes de RTRS para su aprobación mediante esta resolución por escrito.

5.2 Documentación

Se adjuntan como Annex A.5 los siguientes documentos, que se propone aprobar:

• Annex A.5.- Conflict of Interest Policy

5.3 Procedimiento de Votación

Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.

6. Ratificación de la expulsión de los Miembros de RTRS en incumplimiento de su obligación de pago de su membresía anual con vencimiento el 1° de abril de 2019 y/o años calendario previos, según lo establecido en el Artículo 8(1) del Estatutos de RTRS.

6.1 Introducción

En la reunión celebrada el 18 de mayo de 2020, el Comité Ejecutivo aprobó la expulsión de aquellos miembros de RTRS que se encontraban en incumplimiento de su obligación de pago de su membresía anual vencida al 1°
de abril del año calendario anterior ad referéndum de la ratificación por parte de la Miembros Participantes de RTRS.

En esta oportunidad se solicita a los Miembros Participantes de RTRS que ratifiquen esta decisión.

6.2 Documentación

Se adjuntan como Annex A.6 los siguientes documentos, que se propone aprobar:

• Annex A.6.- List of Expulsed Members

6.3 Procedimiento de Votación

Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.

7. Aprobación de la totalidad de los actos llevados a cabo por los miembros del Comité Ejecutivo.

7.1 Introducción

Cada año, los Miembros Participantes de la RTRS deben votar sobre la aprobación del desempeño de aquellos miembros del Comité Ejecutivo cuyo cargo terminó como resultado del vencimiento de su mandato o de su renuncia.
A pesar de que la elección de los miembros del Comité Ejecutivo es llevada a cabo por estamentos, la aprobación del desempeño de cada uno de ellos debe ser aprobada por la totalidad de los estamentos.

7.2 Documentación

Se adjuntan como Annex A.7 los siguientes documentos:

• Annex A.7.- List of Executive Board Members Whose Performance Shall Be Considered

7.3 Procedimiento de Votación

Por favor diríjase al Apartado B de esta Notificación de Votación.

B. Procedimiento de votación para las resoluciones enumeradas en A.1 a A.6 (de acuerdo con los requisitos establecidos en el Artículo 18 de los Estatutos de la RTRS).

I. Los Miembros Participantes deben emitir sus votos utilizando el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet). Usted puede completar el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet) utilizando DocuSign sin la necesidad de descargar ninguna aplicación o software simplemente haciendo clic en el botón “Revisar Documento” del correo electrónico que recibió con el asunto “Por favor DocuSign: Voting Ballot Sheet.pdf”. Alternativamente, puede imprimir, completar y firmar el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet) adjunto y entregarlo al Secretariado de RTRS, ya sea por correo postal o por correo electrónico a [email protected] (cc [email protected]).

II. Los Miembros Participantes tendrán 30 días corridos para ejercer sus derechos de voto, a partir de la fecha de esta Notificación de Votación y hasta el 13 de junio de 2021 (el “Período de Votación”). Los Formularios de Votación (Voting Ballot Sheet) que sean enviados luego de vencido el Período de Votación, no serán tenidos en cuenta.

III. Para que se apruebe una resolución se requiere que (i) la mayoría simple (más de la mitad) de los 158 Miembros Participantes existentes al momento de la publicación de la presente Notificación de Votación, (sin tomar en cuenta a qué estamentos pertenezcan) emitan un voto, ya sea (y) a favor o en contra de la resolución o (z) absteniéndose de votar, utilizando el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet); y, al mismo tiempo (ii) ningún Miembro Participante emita un voto en contra de la resolución.

IV. Si no se alcanza la mayoría simple de todos los Miembros Participantes, la resolución se considerará rechazada.
V. Si se logra la mayoría simple de todos los Miembros Participantes, pero al menos un Miembro Participante hubiera emitido un voto en contra de la resolución, el Secretariado de RTRS llevará a cabo un recuento de los votos por cada estamento.

VI. Si de dicho recuento de votos resultara que la mayoría simple (más de la mitad de los votos válidamente emitidos) dentro de cada uno de los estamentos en los cuales se han emitido votos ha votado a favor de la resolución, la resolución se considerará aprobada.

VII. Si de dicho recuento de votos resultara que no se ha alcanzado la mayoría simple (más de la mitad de los votos válidamente emitidos) a favor de la resolución dentro de cualquiera de los estamentos en los cuales se han emitido votos, la resolución se considerará rechazada.

VIII. Para calcular si la mayoría simple se ha alcanzado en los puntos VI y VII anteriores, no se tendrán en cuenta las abstenciones.

C. Elecciones de miembros del Comité Ejecutivo nominados para cubrir los puestos vacantes para el período 2021-2023.

1. Introducción

Se informa que, para el período 2021-2023, hay (i) cinco (5) puestos vacantes en el estamento de Productores; (ii) cuatro (4) puestos vacantes en el estamento de Organizaciones de la Sociedad Civil; y (iii) tres (3) puestos vacantes en el estamento de Industria, Comercio y Finanzas.

2. Documentación

Se adjunta como Annex C la lista de candidatos al Comité Ejecutivo válidamente nominados para cubrir los puestos vacantes dentro de cada uno de los estamentos.

Por favor tenga en cuenta que

• para el estamento de Organizaciones de la Sociedad Civil se recibió un número de nominaciones menor al de puestos vacantes;

• para el estamento de Industria, Comercio y Finanzas, el número de nominaciones recibidas fue igual al número de puestos vacantes; y

• para el estamento de Productores se recibieron más nominaciones que puestos vacantes.

3. Procedimiento de Votación

Por favor diríjase al Apartado D de esta Notificación de Votación.

D. Procedimiento de votación ad-hoc por escrito para la elección de los miembros del Comité Ejecutivo (de acuerdo con los requisitos establecidos en el Artículo 27(9) y siguientes del Estatuto de RTRS).

I. La elección de los miembros del Comité Ejecutivo se llevará a cabo por estamentos.

II. Los Miembros Participantes deben emitir sus votos utilizando el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet). Usted puede completar el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet) utilizando DocuSign sin la necesidad de descargar ninguna aplicación o software simplemente haciendo clic en el botón “Revisar Documento” del correo electrónico que recibió con el asunto “Por favor DocuSign: Voting Ballot Sheet.pdf”. Alternativamente, puede imprimir, completar y firmar el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet) adjunto y entregarlo al Secretariado de RTRS, ya sea por correo postal o por correo electrónico a [email protected] (cc [email protected]).

III. Los Miembros Participantes tendrán 30 días corridos para ejercer sus derechos de voto, a partir de la fecha de esta Notificación de Votación y hasta el 13 de junio de 2021 (el “Período de Votación”). Los Formularios de Votación (Voting Ballot Sheet) que sean enviados luego de vencido el Período de Votación, no serán tenidos en cuenta.

IV. La elección de cada miembro del Comité Ejecutivo requerirá (i) que la mayoría simple (más de la mitad) de los Miembros Participantes del estamento de que se trate, existentes al momento de la publicación de esta Notificación de Votación, emita un voto, ya sea (y) a favor o en contra de la elección o bien (z) absteniéndose de votar, utilizando el Formulario de Votación (Voting Ballot Sheet), y (ii) la aprobación por mayoría simple (más de la mitad de los votos válidamente emitidos) dentro del estamento de que se trate. Para calcular si se ha logrado la mayoría simple en (ii) anterior, no se tendrán en cuenta las abstenciones.

V. En el caso del estamento de los Productores en el que se recibieron más candidaturas que vacantes, cada Miembro Participante tendrá derecho a votar a favor o en contra de cada uno de los candidatos de su estamento. Si los requisitos descriptos en IV.(i) y IV.(ii) se cumplen en relación a un número de candidatos mayor al de vacantes, se
elegirá a los candidatos con el mayor porcentaje de votos favorables. En caso de empate, la elección se definirá mediante sorteo.

VI. En el caso del estamento de Organizaciones de la Sociedad Civil donde se recibieron menos nominaciones que puestos vacantes, o si el cumplimiento de los requisitos descritos en IV.(i) y IV.(ii) mencionados anteriormente no pudiera lograrse para la elección de un número de miembros del Comité Ejecutivo equivalente al número de puestos vacantes dentro de cualquiera de los estamentos, los puestos no cubiertos permanecerán vacantes y los miembros del Comité Ejecutivo que representen al estamentos en cuestión podrán designar miembros interinos para cubrir los puestos vacantes hasta la próxima Asamblea General, conforme lo previsto en el Artículo 20(9) del Estatuto de RTRS.

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